PROBLEMZONEN DER KOMMUNIKATION

Intern

UNTERSCHIEDLICHE BEZEICHNUNGEN IN ABTEILUNGEN

In Unternehmen kommt es vermehrt zu Kommunikationsproblemen unter Abteilungen. Warum? Sie verwenden meist unterschiedliche Bezeichnungen für Produkte und Vorgänge. Hinzu kommt, dass innerhalb von Unternehmen die Aufgabenbereiche übertragen werden. Keiner weiß mehr, wer wofür zuständig ist und was wo wie bezeichnet wird.


Das Resultat: Es kommt zu vielen Rückfragen unter Abteilungen und die Informationssuche gestaltet sich als Labyrinth, das enorm viel Zeit kostet. Man fragt zuerst in der eigenen Abteilung, dann vielleicht noch den Abteilungsleiter oder die Abteilungsleiterin persönlich und dann in anderen Abteilungen. Bis man erfolgreich ist, hat man schon viel Zeit verloren. Bis zu zehn Stunden wöchentlich gehen pro Arbeitskraft durch Informationslabyrinthe verloren.

ZU STARKER MAILVERKEHR

Emails waren eine revolutionäre Erfindung. Plötzlich konnte man über weite Distanzen schneller kommunizieren und Dokumente versenden. Seither sind aber viele Jahre vergangen und es wurden viele neue Technologien entwickelt, um effizienter zu kommunizieren wie beispielsweise Projectmanagementtools.


Eine „Erfindung“ wird aber zunehmend vernachlässigt: DER MUND. Mails wurden für weite Distanzen entwickelt. Viel zu oft werden sie aber für das gleiche Gebäude oder gar die gleiche Abteilung verwendet. Das dauert zu lange und führt zu Missverständnissen. Man bequemt sich damit, Fragen via Mail zu senden, anstatt direkt zu kommunizieren oder anzurufen. Aus den Augen aus dem Sinn.


Natürlich geht dies auch über weite Strecken. Seit Skype erfunden wurde ist einiges passiert. Man muss nicht ewig auf eine Antwort warten. Direkt ist immer besser. Die Projectmanagementtools sind zudem hilfreich für das Festhalten des Gesprächs. Es dient als zusätzliche Absicherung. Auch machen sie Mails überflüssig, wenn man den Fortschritt von Projekten einsehen möchte.

MANGELNDE KOMMUNIKATIONSREGELN

Kommunikation wird als zu selbstverständlich erachtet. Aber nur weil man reden und schreiben kann, heißt das nicht, dass man auch effizient Kommuniziert. Das Unternehmen muss Regeln erstellen, wie Kommunikation funktionieren soll. Dazu gehören Styleguides und allgemeine Kommunikationsregeln, damit die Prozesse richtig funktionieren.


Zusätzlich sollen Unternehmen in Schulungen investieren. Sie führen zur Verinnerlichung der Kommunikationsregeln. Alle Mitarbeiter wissen, was in welchem Fall zu tun ist und welche Abteilung wofür zuständig ist. Ein System, das für die zukunftsorientierte Kommunikation sehr wertvoll ist.

EIN UNTERNEHMEN ABER ABGESCHOTTETE ABTEILUNGEN

Unternehmen sollten eine Einheit sein. Nach Außen geschieht dies auch meistens, jedoch schaut es intern ganz anders aus. Man kennt sich untereinander nicht und weiß nicht, wie die Personen in den anderen Abteilungen ticken. So kann keine effiziente Kommunikation stattfinden.


Zumindest an den einzelnen Standorten sollten sich die Mitarbeiter kennen und interagieren. Unternehmen können dagegen vieles Tun wie beispielsweise Unternehmenstage und die Einbindung der Mitarbeiter in die Zukunftsplanung miteinbinden. Als positive Nebenwirkung wird so auch die Verbundenheit der Mitarbeiter zum Unternehmen gestärkt und es kommt zu weniger Abgängen.

 

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