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  • Benedikt Jankowski, MA

Fehlkommunikation – Was Unternehmen Zeit und Geld kostet

Aktualisiert: 9. Jan 2020


Kommunikation – wir brauchen sie tagtäglich. Vor allem im Berufsleben geschieht dies über die unterschiedlichsten Kanäle. Ob im persönlichen Gespräch oder via Mail, ob direkt oder indirekt über Webseiten, Meetings oder Soziale Medien. Was viele Unternehmen dabei vergessen sind die versteckten Kosten, die durch falsche Kommunikation entstehen können.


Problem 1: Lange Meetings


Sie kennen das vielleicht: Sie kommen zur Arbeit und die erste Amtshandlung der Abteilung ist, wie so oft, ein Meeting. Klar, Meetings sind notwendig, um den Arbeitstag zu planen, Ziele zu setzen und Probleme zu diskutieren. Dies dauert aber ziemlich lange und eigentlich hätte man schon längst produktiv seinen Aufgaben nachgehen können.


Laut einer Studie von Bain & Company aus dem Jahre 2014 werden 15 Prozent der Arbeitszeit für Meetings genutzt. Zum Teil belaufen sich die Stunden für Meetings auf bis zu 7‘000 im Jahr. Jetzt könnte man berechnen, wie viele Arbeitstage das wären, was in diesem Fall nicht viel bringt. Meetings sind notwendig aber sie müssen auf die richtige Art und Weise geführt werden. Hinzu kommt, dass viele der Sitzungen rein aus Gewohnheit geführt werden und ohne spezifischen Grund.


Die Lösung: Kürzen, optimieren und sogar absagen


Anstatt 1-2 Stunden für Sitzungen einzusetzen, sollte wann immer möglich auf sie verzichtet werden. Meetings sollen nur stattfinden, wenn sie zwingend notwendig sind. Dabei ist auch wichtig, dass der Raum und die Teilnehmer passen. Zudem sollten nicht zu viele Personen an einer Sitzung teilnehmen, denn zu viele Köche verderben den Brei.


Auf unnötige Sitzungen kann mit einem Memo entgegengewirkt werden. Dabei werden überschaubar und verständlich die wichtigsten Punkte aufgelistet. Wenn der Verzicht nicht möglich ist, dann sollten die Teilnehmer vorbereitet und pünktlich auftauchen. Darüber hinaus sollten alle Teilnehmer etwas zu sagen haben oder dem Meeting fernbleiben.


Problem 2: Lieber mailen statt reden


Im Büro ist das keine Seltenheit. Man benötigt eine Antwort oder ein Dokument, um in der Arbeit voranzukommen. Jedoch wartet man zum Teil stundenlang auf die erlösende Nachricht. In dieser Zeit ist ein produktiver Arbeitsalltag fast unmöglich. Manchmal befinden sich die Kommunikationspartner im gleichen Gebäude oder gar in derselben Etage.


Darüber hinaus kam in einer Studie von Sennheiser Communications heraus, dass eine britische Arbeitskraft fast 2‘000 unnötige Mails im Jahr erhält. 67 Prozent der Befragten gaben an, dass sie mehr Mails verschickt als Anrufe getätigt haben. Bei 38 Prozent kam es vor, dass eine Mail falsch verstanden wurde. Es wird sich lieber hinter Mails versteckt, anstatt am Telefon oder persönlich Angelegenheiten zu besprechen.


Ein weiterer Grund, weshalb mehr auf Mails gesetzt wird ist, dass bei einem persönlichen Gespräch kein Beweis vorliegt und Probleme somit häufig auf einen selbst zurückgeführt werden. Deshalb bevorzugen sie es, sich mit Mails und indirekter Kommunikation abzusichern.


Die Lösung: Direkte Kommunikation und Projektmanagementtools


Klar, die direkte Konversation entweder face-to-face oder via Telefon ist definitiv die bessere Lösung. Vor allem, wenn Personen oder Abteilungen dafür bekannt sind, dass sie sich bei der Antwort Zeit lassen, kann das Warten auf eine Antwort „nervenraubend“ sein und leichten bis schweren Druck ausüben. Meistens handelt es sich nur um kleinere Angelegenheiten, die schnell erledigt werden könnten.


Zudem können beim persönlichen Gespräch weitere Themen gleich mitbehandelt werden und, als Nebenprodukt, lernt man seine Mitarbeiter etwas besser kennen. Zu oft haben Abteilungen nur theoretisch miteinander zu tun und haben kein Gesicht zu den Ansprechpartnern. Ist die Person zu Fuß schnell erreichbar, so kann man dabei auch kurz den Kopf lüften und neue Energie wie auch Kreativität sammeln.


Was die Absicherung angeht, so sind Projektmanagementtools sehr nützlich. Wenn direkt kommuniziert wurde, kann dies kurz vermerkt werden, was den Anruf oder die Mail von den Vorgesetzten hinfällig macht. Sie sehen direkt, was die Situation ist und wie lange sie auf etwas warten müssen. Anhand solcher Tools können Anrufe sogar komplett überflüssig werden, da der Status eines Arbeitsschritts auf einen Blick ersichtlich ist und auf Dokumente allenfalls direkt zugegriffen werden kann.


Problem 3: Die Suche nach Informationen


Arbeitet man an einem Projekt, so muss man an Informationen kommen und wissen, wo diese zu finden sind. Bis dann die eigentlichen Informationen gefunden wurden, kommt es nicht selten vor, dass man zuvor an drei bis vier anderen Orten gesucht hat. Das kostet Zeit und das nicht wenig.


Laut einer Studie von McKinsey sitzen Mitarbeiter 19 Prozent ihrer Arbeitszeit bei der Informationssuche. Das ist definitiv zu viel und von Produktivität weit weg. Wenn man bedenkt, dass Arbeitstage zwischen 8 und 9 Stunden dauern, so werden ca. zwei Stunden dafür aufgewendet; also 10 Stunden die Woche.


Die Lösung: Richtige Schreibweise und Sozialtechnologien


Unternehmen können dem entgegenwirken, in dem Texte im Intranet, auf der Webseite in Printmedien, usw. verständlich geschrieben werden. Bei solchen Texten wollen Leser meist nicht den nächsten Shakespeare oder Einstein erleben, sondern auf übersichtliche Art und Weise die Informationen erhalten.


Nützlich können da Informationen in den Titeln, Auflistungen, Hervorhebungen und andere Mittel sein, damit das Gewünschte auf einen Blick gefunden wird. Zusätzlich kann eine strukturierte Übersicht die Suche erheblich verkürzen. Auch wenn Infosheets oder Memos verschickt oder ausgeteilt werden, hilft eine einfache Struktur: Was ist neu? Was betrifft Sie? Was brauchen wir? Bis wann brauchen wir’s?


Von McKinsey schlägt zudem vor, Sozialtechnologien einzusetzen. Ganze 5 bis 6 Stunden können die Woche so an Informationssuche eingespart werden. Mit vereinfachten Suchfunktionen erlangen die Mitarbeiter so einen besseren Überblick. Hinzu kommt, dass sie zur Kommunikation untereinander eingesetzt werden können, um besser im Team zu arbeiten.


Das war alles?


Nein, leider gibt es unzählige weitere Punkte, die man besprechen könnte. Jedoch sind die genannten Probleme bei den meisten Unternehmen vorhanden. Wenn man bedenkt, dass durch unnötige Meetings und Informationssuche alleine bis zu 34 Prozent der Arbeitszeit draufgehen, dann kommt man schon einmal ins Grübeln.


Natürlich könnte man auch über die Problematik der Mittags- und Raucherpausen sprechen und dass sie viel Zeit kosten. Diese Punkte sind aber oftmals in der Unternehmenskultur verankert. Außerdem soll man sich für seine Mahlzeiten schon Zeit nehmen dürfen, denn gesättigte und zufriedene Mitarbeiter erweisen sich in der Regel als effizienter. Wer möchte denn schon „hangry“ bei der Arbeit sein oder gar seine Kolleginnen und Kollegen in diesem Zustand erleben. Ich zumindest nicht!




Quellen:

https://www.bain.com/de/ueber-uns/presse/pressemitteilungen/germany/2014/your-scarcest-resource/


https://en-uk.sennheiser.com/news-pointless-emails


https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy

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