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  • Benedikt Jankowski, MA

Kommunikationsschulung der Mitarbeiter und Kommunikationsregeln sind Pflicht

Unternehmen prahlen häufig mit den fortschrittlichsten Kommunikationssystemen und Programmen. Alles schön und gut. Jedoch ist das wie in den meisten Bereichen so: Wenn man nicht weiß, wie man damit umgehen soll und wenn keine Kommunikationsregeln existieren, gerät der Ablauf ins Stocken.


Ein Unternehmen als soziales Konstrukt


Wie auch in der Gesellschaft allgemein, stellt ein Unternehmen ein soziales Konstrukt dar, das wiederum in viele einzelne kleinere Konstrukte (Abteilungen, Hierarchien) unterteilt werden kann. Dabei finden mehrere Interaktionen mit den unterschiedlichsten Kommunikationspartnern statt. Man kommuniziert innerhalb der Abteilung, mit Vorgesetzten, mit anderen Abteilungen oder auch mit Außenstehenden wie Zulieferer oder externen Fachkräften.


Wir sind alle auf bestimmte Art und Weise anders. Somit sind Prioritäten, Ansichten, Einstellungen und vieles mehr unterschiedlich. Trotzdem funktioniert das Konstrukt. Im Unternehmen ist das ganz gleich. Mitarbeiter wie auch Führungskräfte bilden ein Konstrukt, das aus verschiedenenCharakteren besteht, aber gemeinsam funktionieren muss.


Kommunikation in solch einem sozial Gebilde


Mit so vielen unterschiedlichen Charakteren ist auch die Kommunikation verschieden. Manche antworten sofort und andere wiederum nicht. Manche sind bei der Wortwahl sehr bedacht und andere klatschen die Informationen in eine Nachricht und lassen die Empfänger suchen.


Trotz all der Unterschiede muss das Konstrukt funktionieren. Am Ende des Tages sind die schwarzen Zahlen das Ziel und die entstehen nur durch eine funktionierende Kommunikation. Aber was ist genau eine funktionierende Kommunikation?


Wenn trotz mehrerer Zwischenfälle die Aufgaben erledigt wurden, wobei Überstunden anfielen und die Stimmung schlecht war? Oder doch, wenn fast alles in der Kommunikation blendend funktioniert hatte und alle zu Zeiten mit guter Laune den Arbeitsplatz verließen?


Ist ersteres der Fall, dann merkt man, dass mehrere Baustellen in der Kommunikation existieren, die nach einer Lösung verlangen. Denn über längere Zeit mag dies zwar funktionieren, es zehrt aber stark an der Motivation, der Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit der Mitarbeiter.


Was also tun, damit die Kommunikation besser funktioniert?


Mit Kommunikationssystemen auf dem neuesten Stand zu sein ist zwar schön und gut. Werden die Mitarbeiter aber nicht geschult, bringt dies nur wenig. Hinzu kommt, dass, wie zuvor erwähnt, viele unterschiedliche Charaktere existieren. Darum müssen auch Kommunikationsregeln und Styleguides aufgestellt werden.


Kommunikationsregeln: Zu solchen Regeln gehören Prioritäten. Also, zuerst mündlich Kommunizieren und Mails vermeiden, da dies schneller geht. Jedoch geht es auch um die Antwortgeschwindigkeit, sodass nicht ewig auf Dokumente und Antworten gewartet werden muss.


Hinzu kommt das Festhalten von Bestätigungen und Entscheidungen, das durch Systemen möglich ist. So können Vorgesetzte und Zuständige genau erkennen, wer was wann entschieden hat und wie weit die Teams bei Projekten sind. Übersicht und Transparenz werden dabei großgeschrieben. Besteht dies nicht, kommt es zu Rückfragen und somit zu Verspätungen und Zeitverlusten.


Mitarbeiterschulung: Werden solche Regeln aufgestellt und Kommunikationssysteme eingeführt, dann müssen auch die Mitarbeiter darauf aufmerksam und darin geschult werden. Ansonsten ist die gesamte Vorbereitung nichts mehr wert. Gerade bei vielen unterschiedlichen Abteilungen, in denen unterschiedliche Projektmanagementtools eingesetzt und verschieden kommuniziert wird, muss ein gesamtfunktionierendes Konzept existieren.


Ein Beispiel – negativ und positiv


Grundsituation: Ein Projekt wird durchgeführt, das mehrere Abteilungen inkludiert. Hinzu kommt, dass auch über unterschiedliche Hierarchieebenen kommuniziert werden muss.


Negativ: Die Abteilungen arbeiten für sich und kommunizieren hauptsächlich via Mail. Direkter Kontakt ist eher selten. Somit muss der Vorstand via Mail oder Telefon die Abteilungen kontaktieren, die wiederum ihre Mitarbeiter fragen müssen und die gesamte Kette wieder zurück, bis ein guter Überblick gewonnen wird. Ganz davon abgesehen dauert die Kommunikation unter den Abteilungen auch viel länger.


Positiv: Es existiert ein Projectmanagementtool, das von allen Abteilungen verwendet wird. Gewisse Personen haben auf alle oder einen Teil der Projekte Zugriff. Ein Telefonat vom Vorstand oder anderen Abteilungen wird fast überflüssig, da es auf dem Bildschirm ersichtlich ist.


Sollten dennoch Fragen bestehen, so wird dies entweder persönlich oder telefonisch geregelt, wenn nicht sogar via Videokonferenz. Die Entscheidungen können anschließend via Tool festgehalten werden. Auf benötigte Dokumente kann über das Intranet oder das gemeinsame Projectmanagementtool zugegriffen werden.


Da das Unternehmen genaue Regeln festgelegt hat, wie Nachrichten verfasst, wie formuliert und wie schnell auf etwas geantwortet werden muss (und natürlich vieles mehr) und die Mitarbeiter darin geschult wurden, verläuft das Projekt so gut wie reibungslos. Alle wissen, wer wofür zuständig ist und wo man welche Informationen findet. Eine gute Investition, die viel Geld spart.


Warum sträuben sich aber so viele Unternehmen gegen Kommunikationseinschulungen?


Viele Unternehmen im deutschsprachigen Raum schulen ihre Mitarbeiter im Arbeitsablauf, in den Systemen allgemein sowie im Bezug auf die Firmenkultur. Im Gespräch mit mehreren CEOs und Abteilungsleitern kam jedoch heraus, dass die Kommunikation direkt nicht dazu zählt.


Warum? Nun, weil es schlichtweg keine festgelegten Kommunikationsregeln gibt. Vielleicht gibt es die fixierten Meetings, Updates usw. Diese gehören aber nur zu einem Teil der Kommunikation an. Ja, man kommuniziert; direkt oder indirekt. Aber alle anderen Interaktionen werden sehr häufig in den Hintergrund gedrängt.


Ein weiterer genannter Grund war die Angst davor, dass die eingeschulten Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlassen. Dabei muss man sich aber fragen: Ist mir ein Mitarbeiter so viel wert, dass ich ihn ausbilde und ihm somit Wertschätzung sowie ein angenehmes Arbeitsklima vermittle, damit dieser nicht sofort wieder geht und ich wieder neue Mitarbeiter einschulen muss?


Fazit


Kommunikation ist nicht selbstverständlich. Ein Unternehmen muss gewisse Grundregeln erstellen, um einen geregelten Ablauf zu ermöglichen. Dabei sollte ein Unternehmen keine Angst davor haben, dass die Mitarbeiter bald wieder gehen. Mitarbeiter, die sich wohl fühlen, verbleiben länger als chronisch überarbeitete.


Wer seine Mitarbeiter gut behandelt und sie auch gut führt, also fair, übersichtlich und geordnet, der profitiert im Gegenzug von Loyalität und Effizienz. Dies führt wiederum zu einem guten Ruf, der sich unter potentiellen Mitarbeitern verbreitet. Der Lohn ist sicherlich ein Reiz, aber ein gutes Arbeitsklima ist um einiges mehr wert.


Deshalb sollen sich Unternehmen auch im Bereich Kommunikation fragen, ob sie in Schulungen investieren sollen, denn man erwartet sich auch immer einen Profit davon. Mit festgelegten Regeln und einem geschulten Personal ist dies definitiv der Fall.


Fragen Sie sich selbst: Wie schaut für mich die ideale Gesamtkommunikation im Unternehmen aus? Machen Sie es zum Thema in Ihrem Unternehmen und besprechen Sie die Punkte mit Ihren Mitarbeitern. Sie werden sehen, sie werden es Ihnen danken.

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