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  • Benedikt Jankowski, MA

Terminologie – Die Normierung einer Unternehmenssprache

Aktualisiert: 30. Jan 2020

Zu oft vernachlässigt, zum Millionen sparen geschaffen


Wie schreiben wir das bei uns in der Firma? Verwenden wir hier das Englische oder Deutsche? Ist das mit oder ohne Bindestrich geschrieben? Was meint diese Abteilung mit diesem Wort? All dies sind Fragen, die das Terminologiemanagement übernimmt. Es ist grundsätzlich die Normierung eines Fachbereichs oder des Unternehmenvokabulars zur Vereinheitlichung von Texten und zum Verständnis innerhalb wie auch außerhalb der Firma.


Besitzt Ihr Unternehmen so etwas in der Art? Wenn nicht, dann ist es sehr wahrscheinlich, dass Ihr Unternehmen unerkannt SEHR viel Geld verliert. Wie? Puh, das kann auf viele Art und Weise passieren. Hier einmal eine kleine Aufzählung:


· Eine Abteilung versteht nicht, was die andere Abteilung mit einem Wort meint

· Texte auf Webseite sind nicht einheitlich verfasst und wirken unprofessionell

· Bei der Arbeit mit Textern und Übersetzern kommt es häufig zu Rückfragen

· Die Unternehmenssprache entwickelt sich willkürlich

· …


Somit sind die Problemzonen in der Kommunikation, dem Zeitmanagement und der Seriosität verankert.


Gehen wir auf die Probleme näher ein:


Unter Abteilungen: Wenn beispielsweise die Forschungsabteilung mit der Marketingabteilung kommuniziert, dann kommt es bei der Produktbezeichnung häufig zu Missverständnissen. Warum? Für die Forschungsabteilungen sind kategorische Bezeichnungen wie (IK8592) besser und für die Marketingabteilung logischerweise die offizielle Produktnamen. Ohne Terminologie sind früher oder später Missverständnisse und Zeitverlust vorprogrammiert. Der Eine versteht nicht was der Andere will.


Existiert eine Terminologiedatenbank, so können die Abteilungen besser miteinander auf natürliche Art Kommunizieren, ohne großartig Zeit zu Verlieren und ohne dabei Fehler zu begehen. Solch unterschiedliche Bezeichnungen nennt man Company-Speak oder firmeninterne Soziolekte und können für die Organisation wie auch für die Firmenkultur vital sein.


Texte auf der Webseite: Die Unternehmenswebseite besitzt meist mehrere Texte, die von unterschiedlichen Autoren verfasst wurden. Manchmal ist es auch nur ein Autor, der die Texte aber über einen längeren Zeitraum verteilt verfasst hat. Dabei kann es zu Abweichungen von Bezeichnungen kommen, was die Seite und somit die Firma unprofessionell wirken lässt.


Besitzt die Firma jedoch eine Terminologie, weiß jeder Autor über die normierte Schreibweise Bescheid und kann dementsprechend qualitativ hochwertige Texte verfassen. Dies lässt die Texte nicht nur professioneller wirken, sondern es kommt auch zu weniger Rückfragen hinsichtlich der richtigen Bezeichnung innerhalb des Unternehmens.


Kooperation mit Externen: Ähnlich ist es in der Zusammenarbeit mit externen Textern und Übersetzern. Bei Übersetzern ist zusätzlich die Schwierigkeit mit der zweiten Sprache gegeben. Kommen dann noch Dolmetscher ins Spiel, dann ist das Chaos perfekt. Übersetzer verwenden unterschiedliche Bezeichnungen und sorgen dafür, dass das fremdsprachige Publikum und die Mitarbeiter im Ausland die Texte eventuell gar nicht verstehen. Bei Dolmetschern ist zudem noch schwierig, dass sie während der Verdolmetschung unter Zeitdruck stehen.


Somit kann eine Datenbank mit normierten Bezeichnungen sehr hilfreich sein. Die Verdolmetschung geschieht mit den korrekten Begriffen und die Dolmetscher danken für die hilfreichen Informationen. Zudem müssen die externen Fachkräfte nicht ständig nachfragen, wie ein Begriff entweder verwendet oder übersetzt wird. Das kann Unmengen an Zeit und Geld sparen. Stellen Sie sich vor, Ihre Kontaktperson muss sich die ganze Zeit um Bezeichnungen kümmern und vielleicht sogar andere Mitarbeiter fragen. Ein normaler Arbeitstag ist somit kaum möglich.


Willkürliche Unternehmenssprache: Normiert ein Unternehmen die Corporate Language nicht, existieren viele unterschiedliche Bezeichnungen oder firmeninterne Soziolekte (Company-Speak), die zu Missverständnissen führen und das Unternehmen nicht einheitlich wirken lassen. Gegen firmeninterne Soziolekte sträuben sich viele Unternehmen und versuchen, diese so gut es geht zu unterbinden.


Jedoch ist gegen diese Soziolekte nichts einzuwenden, wenn sie davor normiert wurden. Genauso wie ein Land unterschiedliche Dialekte und Soziolekte besitzt, ist dies in Unternehmen genauso möglich. Sie schaffen ein Einheitsgefühl und tragen viel zur Unternehmenskultur und somit auch zur -identität bei. Vorausgesetzt natürlich, diese Soziolekte werden normiert und in die Terminologie eingegliedert.


Warum sträuben sich aber so viele Unternehmen gegen eine Firmenterminologie?


Der Grund ist meistens der Gleiche. Es kostet den Unternehmen zu viel. Klar, solche Terminologiedatenbanken sind nicht gerade billig, vor allem, wenn das Unternehmen schon mehrere Jahre existiert und viele Bezeichnungen daraus entstanden sind. Das scheint viel zu anstrengend zu sein und im Endeffekt nichts zu bringen. Warum wird so gedacht?


Ein Punkt ist, dass die verlorene Zeit in den Unternehmenszahlen sehr oft nicht auftauchen. Zeitverlust durch Fehlkommunikation wird nur selten betriebswirtschaftlich betrachtet. Die Aussage, die man zu oft hört ist: Aber wir schreiben doch schwarze Zahlen. Dann läuft doch alles rund. Das ist leider eine zu starke schwarz/weiß Betrachtung.


Ist die Terminologiearbeit zu teuer?


Gut, es klingt jetzt natürlich voreingenommen, wenn ein Terminologe dies verneint. Ich versuche es dennoch, klar und deutlich darzustellen. Nein, Terminologiearbeit ist nicht zu teuer! Wenn man bedenkt, wie die versteckten Verluste im Verhältnis zu den Ausgaben aussehen, dann investiert man sehr gerne in die Terminologiearbeit.


Man muss bedenken, dass Terminologiearbeit viel Zeit und noch viel mehr Präzision beansprucht. Alle Unternehmensdokumente (Webtexte, Mails, Chats, Rechnungen, usw.) müssen anhand eines Korpus analysiert, die wichtigen Bezeichnungen rausgefiltert, zugeordnet, definiert und allenfalls noch übersetzt werden.


Betrachtet man eine Terminologiedatenbank, so sind ungefähr 24 unterschiedliche Kategorien vorzufinden (in vielen Fällen sogar mehr). Dazu gehört der Bereich, die Definition, Quellen, Beispiele, usw.


Die endgültige Bezeichnung muss von den einzelnen internen Experten abgesegnet werden, weshalb auch die Anwesenheit der Terminologen vor Ort von Vorteil ist. Ihr seht, die Terminologie ist ein hochkomplexes Konstrukt, wobei diese Erklärung hier stark vereinfacht dargestellt wurde. Terminologie ist teuer aber extrem hilfreich.


Je früher desto besser!


Terminologiemanagement ist nicht nur ein Thema für langjährige Unternehmen, die langsam den Überblick verlieren. Nein! Je früher man damit anfängt desto besser! Nicht nur sinkt der Preis für die Terminologiearbeit oder verteilt sich über die Jahre, sondern es kann auch von Anfang an eine effiziente Kommunikation stattfinden.


Startups zögern meist, sich eine Terminologiedatenbank zuzulegen, da am Anfang noch nicht viele Bezeichnungen vorhanden sind und ja, auch der finanzielle Faktor ist verständlicherweise nicht unwichtig. Terminologiedatenbanken sind aber lebendig. Sie vergrößern sich über die Zeit und wenn man von Beginn an dabei ist, sinkt auch der Aufwand pro Terminologiesession.


Fazit


Schlussendlich kann man sagen, dass Unternehmen, egal welcher Größe, früher oder später eine Terminologiedatenbank benötigen. Die Erstellung einer Terminologiedatenbank kann vorerst teuer erscheinen, sie ist aber nichts im Vergleich dazu, was Unternehmen schlussendlich an Zeit und Geld sparen sowie Missverständnisse vermeiden. Wer den Sinn von Terminologie verstanden hat, erkennt auch das Potential, das in diesem Bereich vorzufinden ist.


Ein kleiner Tipp zum Schluss: Eine Terminologiedatenbank zu besitzen ist eine Sache, jedoch ist die Schulung der Mitarbeiter im Umgang mit diesem Tool genauso wichtig. Nur diejenigen, die mit Terminologiedatenbanken arbeiten können, werden diese auch effizient einsetzen. Ansonsten verstaubt sie mit der Zeit und der gesamte Aufwand war umsonst. Aber das für ein Andermal.

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