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  • Benedikt Jankowski, MA

Warum einfach, wenn es kompliziert auch geht?

Wie komplizierte Mails die internationale Kommunikation erschweren

Die Globalisierung hat viele Unternehmen international werden lassen. Sei es durch die Eröffnung weiterer Filialen oder auch durch Zulieferer aus dem Ausland. Nun liegt meist ein Problem vor: In welcher Sprache wird kommuniziert und wie anspruchsvoll soll die gewählte Sprache sein?


Ein Beispiel: Die Firma XY aus Österreich hat in den USA eine Filiale eröffnet. Es steht eine neue Kampagne bevor und alles soll reibungslos verlaufen. Die Marketingabteilung aus den USA schreibt nach Österreich eine Mail, die in sehr komplexem Englisch geschrieben ist mit mehreren Phrasen oder Bezeichnungen, die sehr eloquent klingen. Dieser Ausschnitt war nur ein Teil der gesamten Mail:


“Due to the fact that our department was experiencing issues regarding two of our suppliers, we are forced to postpone the development process to an unknown date in the future. Notwithstanding the fact that we are delaying the process, we require documents A, B and C in order to enable the continuation of the cooperation with our supplier, as the current documents are only including the current and not the following month.”


Heilige Mutter Maria! Das könnte von einem Harvard-Professor geschrieben worden sein. Übrigens, dieser Auszug stammt aus einer Nachricht, die ich persönlich vor zwei Jahren einmal erhielt (natürlich mit zensurbedingten Veränderungen). Ich hatte das Glück, Englisch studiert zu haben, jedoch waren die anderen zwei Personen, die die Nachricht erhielten, völlig überfordert.


Sie sprachen zwar Englisch, jedoch kamen sie bei dieser Nachricht an die sprachlichen Grenzen. Sie kontaktierten mich und mussten nachfragen. Dabei war der Inhalt doch so simpel. Es kam bei zwei Zulieferern zu Problemen, was den Prozess verzögert und es werden die drei neuen Dokumente benötigt, um die Fortführung des Projektes zu unterstützen. Punkt, aus!


Natürlich kann man von den Angestellten ein gewisses Englischniveau verlangen. Sollte man auch, wenn man als internationales Unternehmen tätig ist. Jedoch sollte man sich hierbei auf das Grundproblem konzentrieren. Es wird viel zu häufig unnötig verschachtelt und ‚eloquent‘ geschrieben! Warum einfach, wenn es kompliziert auch geht?


Warum ist das so?


Bis vor ein paar Jahren war es inoffiziell ein Muss, eloquent zu wirken, um schlussendlich auch bei anderen Mitarbeitern ernstgenommen zu werden. Heutzutage ist jedoch das Resultat meist das Gegenteil. Laut Alenka Mladina ist das Gegenüber eher frustriert. Es muss zusätzliche Energie in das Verständnis komplexer Sätze und Wörter investiert werden, die eigentlich ganz einfach ausgedrückt hätten werden können.


Man muss sich die Frage stellen, wofür man Sprache innerhalb des Unternehmens oder bei Zulieferern verwendet. In den meisten Fällen wird die Antwort sein: Ich will etwas und muss durch Sprache meinen Wunsch oder meine Frage äußern. Genau wie im Beispiel zuvor die gesamte Nachricht verkürzt und vereinfacht hätte werden können, soll dies allgemein in der Unternehmenskommunikation so stattfinden.


Ist die komplexe Sprache denn so schlimm?


Ja, denn auch wenn es schlussendlich nicht zum Missverständnis kommt, verliert man Zeit und somit Geld. Zudem gehen etliche Nerven durch das mehrfache Durchlesen oder Recherchieren drauf. Vergeudete Zeit taucht aber meist nicht eindeutig in den Zahlen auf. Zudem kostet das hochkonzentrierte Durchlesen viel Energie, die Mitarbeiter für andere Aufgaben besser hätten nützen können. Es folgt mentale Müdigkeit und Frust.


Vielleicht ist das in einem Fall ja nicht weiter schlimm. Wenn man aber bedenkt, dass in Unternehmen täglich hunderte, wenn nicht tausende Mails verschickt werden, kommt da schon einiges zusammen. Die elektronische Post wird aber als notwendiges Mittel gesehen und ja, in einigen Fällen ist das auch so. Leider verfügen viele Unternehmen über keine Richtlinien oder Styleguides, die eine effiziente Nutzung dieses Kommunikationsmittels vorschreiben oder erklären.


Was kann und soll man tun?


Wie zuvor erwähnt, sind Styleguides enorm hilfreich. Sie unterstützen die Mitarbeiter beim Verfassen und Formatieren von Nachrichten. Zudem ist die Schulung von Mitarbeitern ein zusätzliches Hilfsmittel, das oftmals unterschätzt wird. Warum? Es kostet Geld. Dabei werden die Vorteile, da sie selten in Zahlen ausgedrückt werden oder werden können, meist vernachlässigt.


Die Tendenz ist einfach. Ja, genau; einfach einfach. Texte sollten simpler verfasst und ewig lange Schachtelsätze sollten vermieden werden. Zudem spielt die Formatierung eine enorm wichtige Rolle. Ist die Nachricht übersichtlich gestaltet, findet sich die Leserschaft besser zurecht. Somit sind einzelne Klumpen von Sätzen definitiv nicht hilfreich.


Folgende Tools können bei der übersichtlichen Gestaltung von Mails hilfreich sein:


· Hervorhebungen

· Farbliche Markierungen

· Unterstreichen

· Kursiv

· Mehr Absätze

· Auflistungen


Nutzt man diese Tools, wird die Nachricht nicht nur besser verstanden, sondern auch schneller gelesen und das Gegenüber ist einem sehr, sehr, sehr dankbar! Warum kompliziert, wenn es einfach auch geht? Man arbeitet zusammen und hilft sich gegenseitig, ein Problem zu lösen oder ein Ziel zu erreichen.


Nutzt man die Hilfsmittel am vorherigen Absatz, dann könnte dies folgendermaßen ausschauen:


We had some issues with our suppliers. This means that the development process will be delayed. We are not sure about the exact date, though.

Moreover, we need the following documents because the current ones do only include this month:


· Document A (for this and that reason)

· Document B (for this and that reason)

· Document C (for this and that reason)


We kindly ask you to send us the document as soon as possible, as it is very urgent.


Sie sehen, die Nachricht wird erheblich übersichtlicher. Der Zeitaufwand für die Hilfsmittel kostet das Unternehmen definitiv weniger als die Nachfragen und möglichen Missverständnisse. Zudem ist solch eine Mail überzeugender, da der Leser die Nerven bewahrt und zudem besser das Problem versteht. Wissenschaftliches oder jargonartiges Schreiben ist also völlig überflüssig. Versuchen Sie es selbst einmal und erleben Sie selbst, wie sich Ihre internationale Kommunikation im Unternehmen oder auch privat verbessert.


Quelle:

https://www.roberthalf.de/blog/klare-sprache-statt-kauderwelsch-warum-chefs-verstaendlich-reden-sollten

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